Acolher, gerir, e esperar o melhor.
Muitos fornecedores estarão presentes no dia do vosso casamento, tais como o fotógrafo, músicos, DJ, etc. Ficam aqui algumas dicas para lidarem com eles de forma a conseguirem o melhor de cada um no dia do vosso casamento.
Conheçam os fornecedores
Antes do dia do casamento conheçam os vossos fornecedores, especialmente o fotógrafo, com o qual deverão sentir-se à vontade para obterem fotografias ainda mais extraordinárias. Sejam claros acerca do que pretendem; transmitam aos vossos fornecedores claramente o que esperam deles.
Saibam quais as indumentárias que pretendem usar
Perguntem ao fotógrafo, DJs e todos os fornecedores que estarão em contacto com os convidados, que roupas pensam usar no dia. Antes de tudo acontecer planeiem com eles o tipo de vestuário adequado ao vosso tipo de casamento: formal, semi-formal, casual. Os fornecedores não deverão sobressair entre os convidados, por isso deverão estar vestidos de acordo com os restantes convidados.
Saibam quem vai estar presente no dia
Certifiquem-se de quantas pessoas é que os fornecedores levarão para o vosso casamento (assistentes, auxiliares…). Isto é muito importante para contarem com o número exato de pessoas, de refeições e de agradecimentos pelo trabalho. Este tipo de informação também é muito importante para ser colocada no contrato celebrado com o fornecedor.
Definam os horários
Com a banda, DJ ou animadores, saibam de antemão a que horas é que pretendem colocar o equipamento, e não menos importante, a que horas é que o pretendem remover do local. Para decidirem isto com eles, terão de ter em conta as horas contratadas com o fornecedor, mas também as horas contratadas com o local da recepção, pois não vão querer que os músicos estejam a fazer testes de som durante a receção, ou ter de pagar horas extras pela ocupação do local.
Mencionem o que não querem
Por vezes, mais importante do que o que pretendem, é o que não pretendem de forma alguma. Dêem ao DJ/Banda a lista das vossas músicas favoritas, desta forma assegurar-se-ão que as músicas de que gostam irão ser tocadas e não terão surpresas desagradáveis.
Elaborem e forneçam um plano de ocorrências
Facultem aos vossos fornecedores um plano do dia do casamento e de todos os acontecimentos previstos. Façam previamente uma tabela horária, com a devida tarefa de cada fornecedor - incluindo todos os fornecedores sem exceção - ; mencionem a que hora a noiva será maquilhada pela maquilhadora, a que horas entra ou sai a florista da igreja, o horário da cerimónia, o transporte, toda a receção e qual o tempo que irá durar cada momento. Neste plano, incluam as pausas que a banda irá fazer, e certifiquem-se que não será feita uma pausa num momento importante como a primeira dança dos noivos. Não se esqueçam de fornecer ao catering uma cópia desta tabela de ocorrências. Isto é fundamental para que os fornecedores prestem um bom trabalho, pois se não estiverem elucidados com este tipo de informação não prestarão um serviço tão bom como o que poderiam fazer.
Contem com os pedidos dos convidados
Informem o catering, a banda ou DJ que devem aceitar pedidos dos convidados, mas dentro de que limites o podem fazer. Conversem com eles sobre possíveis acontecimentos que poderão surgir e como lidar com eles da melhor forma.
Atenção a todos os detalhes
O DJ ou vocalista da banda ou quem faça o papel de mestre de cerimónia, deverá ter uma lista com todos os nomes e corretas pronúncias de quem poderá anunciar; isto para não tornar um momento especial num momento embaraçoso.
Constatem o profissionalismo do fornecedor
Antes de assinarem contrato com algum fornecedor, verifiquem o seu trabalho passado, peçam referências a outros casais, liguem com a DECO para saberem se existe alguma queixa acerca dele, e claro, optem sempre por um fornecedor certificado na área.
Preparem as refeições dos fornecedores
Informem os fornecedores que estarão presentes no dia do casamento, onde é que poderão jantar/almoçar e em que horário. Combinem previamente com o catering para que tenham tudo preparado. Os fornecedores não esperam o mesmo menu que os convidados do casamento, por isso poderão pedir ao catering para preparar uma refeição mais leve e sem bebidas alcoólicas.
Sejam assertivos e gratos
No final do casamento, alguns dias depois, não se esqueçam de agradecer aos fornecedores, o trabalho e dedicação que tiveram pelo vosso dia, se tudo correu bem ofereçam-lhes uma lembrança especial e não se esqueçam de enviar um cartão de agradecimento pelos bons serviços prestados. Se algo correu menos bem, deverão de conversar com o fornecedor responsável e chegar a uma solução razoável para ambas as partes - e obviamente salvaguardarem-se previamente com contratos para este tipo de situações! Contudo lembrem-se sempre que uma parte do bom desempenho dos fornecedores depende dos noivos: das informações dadas, da organização de todo o evento, e da consideração e educação com que se tratam os outros.